A május 25-én hatályba lépett Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) 9. cikk 2. bekezdése rögzíti, hogy a munkahelyi alkalmassági vizsgálatok a személyes adatok különleges kategóriájába tartoznak, valamint kitüntetett figyelmet érdemelnek az adatvédelem szempontjából is.

A hatályos magyar munkajogi szabályozás (2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről) két típusú munkahelyi alkalmassági vizsgálatot nevesít: „A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.” Továbbá rögzíti a törvény, hogy a munkáltató köteles a munkavállalót tájékoztatni személyes adatainak kezeléséről, valamint harmadik személyekkel szemben csak a törvényben meghatározott esetekben, a munkavállaló hozzájárulásával közölhet a munkavállalóra vonatkozó tényt vagy adatot.
A munkaviszonyból származó kötelezettségek teljesítése céljából a munkáltató a munkavállaló személyes adatait – az adatszolgáltatás céljának megjelölésével, törvényben meghatározottak szerint – adatfeldolgozó számára átadhatja, amelyről a munkavállalót előzetesen tájékoztatni kell. A munkavállalóra vonatkozó adatok statisztikai célra felhasználhatók, hozzájárulása nélkül, személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) gyakorlata alapján elmondható, hogy a munkáltatónak megfelelően tájékoztatnia kell a munkáltatóját a személyes adatainak kezeléséről. Amennyiben az alkalmassági vizsgálatot jogszabály írja elő, hivatkozni kell erre és pontosan meg kell jelölni, továbbá tájékoztatni kell a munkavállalót, hogy a teszt során milyen készségek vagy képességek kerülnek felmérésre. Amennyiben az alkalmassági vizsgálat nem jogszabályon alapul, a munkáltatónak érdekmérlegelési teszt elvégzésével kell eldöntenie, hogy a vizsgálat arányos-e, célszerű-e, megtalálható-e benne a munkáltató jogos érdeke, valamint meg kell indokolnia a vizsgálat szükségességét is.

A munkahelyi alkalmassági vizsgálat elvégzésével a munkáltató csak annyit ismerhet meg a teszt eredményéből, hogy a megvizsgált személy alkalmas-e az adott munkakör ellátására, megfelelő-e a munka ellátására, vagy sem. A vizsgálat teljes eredményéhez és részleteihez sincsen hozzáférése a munkáltatónak sem, azok megismerésére csak a vizsgálatot végző szakember és a megvizsgált személy jogosult.

Az ilyen típusú személyes adatok kezelésének mindig célhoz kötöttnek kell lenniük, és abban az esetben lehet jogszerű az adatkezelés, amennyiben a vizsgálat elvégzése feltétele a munkakör betöltésének, vagy a munkaviszony fenntartása, esetleges létesítése céljából indokolt.