Létrehozható-e írásbeli szerződés
elektronikusan?

A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) 6:7. § (3) bekezdése szerint: „Írásba foglaltnak kell tekinteni a jognyilatkozatot akkor is, ha annak közlésére a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül sor.”

A fenti definíció alapján az egyszerű e-mailben tett jognyilatkozat nem minősül írásbelinek, viszont egy elektronikus aláírással ellátott dokumentum már annak minősül. Elektronikus aláírással azonban nem mindenki rendelkezik. Erre az esetre is van azonban megoldás.

Amennyiben valaki nem rendelkezik elektronikus aláírással, de rendelkezik ügyfélkapuval, úgy van megoldás a dokumentum elektronikus úton történő hitelesítésére és a Ptk. fent hivatkozott feltételeinek való megfelelésre. Erre az ún. AVDH (azonosításra visszavezetett dokumentum hitelesítés) szolgáltatás kínál lehetőséget, amely az alábbi link alatt érhető el: https://niszavdh.gov.hu/index

A folyamat rendkívül egyszerű, feltöltjük az aláírni kívánt dokumentumot PDF formátumban és a hitelesítést követően letöltjük. Az így keletkező dokumentumon a hitelesítés tényét egy vízjel is jelzi a jobb felső sarokban. Azt, hogy ki az aláíró a PDF-hez csatolmányként kapcsolt záradékból ismerhetjük meg (a PDF olvasónkban a csatolmány menüpontban érhető el), amely tulajdonképpen egy igazolás. Ez tartalmazza az aláíró nevét és e-mail címét, valamint az azonosítás időpontját (az aláírás időbélyegzőt is tartalmaz). Bővebben itt olvashatunk az aláíró azonosításáról: https://regi.segitseg.magyarorszag.hu/etananyag/avdh_dok_ellenorzes.html

Azaz a fentiek alapján AVDH-val a Ptk. szerinti írásbeli nyilatkozatot hozhatunk létre. Amennyiben ilyen módon szerződést kívánunk létrehozni, úgy nem feltétlenül szükséges ugyanazt a PDF fájlt a fentiek szerinti módon mindkét félnek aláírni, elegendő, ha ugyanazzal a tartalommal, de külön-külön PDF file-okat írnak alá. A Ptk. 6:70. § (3) bek. alapján ugyanis: „A szerződést írásba foglaltnak kell tekinteni akkor is, ha a több példányban kiállított okiratok közül mindegyik fél a másik félnek szánt példányt írja alá.” A szerződéskötés helye és ideje a Ptk. kötelmi jogi szabályai szerint ezekben az esetekben is meghatározható lesz.

Tud-e a gazdasági társaság elektronikusan taggyűlést tartani?

A válasz igen, azonban ezt megelőzően ki kell dolgozni ennek keretrendszerét. Ráadásul a létesítő okiratban kell a szabályokat lefektetni, azaz az elektronikus döntéshozatal előfeltétele általában egy létesítő okirat módosítás (kivéve, ha már alapításkor rendeztük a vonatkozó kérdéseket). A Ptk. 3:111. § (2) bekezdése szerint ugyanis: „A tag a legfőbb szerv ülésén tagsági jogait személyes részvétel helyett elektronikus hírközlő eszközök igénybevételével akkor gyakorolhatja, ha a létesítő okirat az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket, valamint azok alkalmazásának feltételeit és módját úgy határozza meg, hogy a tagok azonosítása, és a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikáció biztosított legyen.” Ebből következően egy Skype-os konferenciahívás is megfelelő lehet akár a taggyűlésen való részvételhez, akár a szavazáshoz. Lényeges azonban, hogy a későbbi bizonyíthatóság miatt a felvételt rögzítsék, továbbá a tagokat a felvételen azonosítsák (pl. azonosító okmányok felmutatásával). Ez a szabály valamennyi gazdasági társaságra vonatkozik, de ezen felül hasonló szabályt találunk pl. az egyesületnél is. (Részvénytársaság esetén a Ptk. külön elnevezést is használ, a „konferencia-közgyűlés” szabályait a Ptk. 3:280. § tartalmazza.)

A korlátolt felelősségű társaságnál a rögzítést és az ezt követő kötelezettségeket kifejezetten rendezi a törvény. A Ptk.3192. §-a szerint ugyanis: „Az elektronikus hírközlő eszköz közvetítésével tartott taggyűlésen elhangzottakat és a meghozott határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok utóbb is ellenőrizhetőek legyenek. Ha a taggyűlésen hozott határozatot be kell nyújtani a nyilvántartó bírósághoz, jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet az ügyvezető aláírásával hitelesít.” Vagyis pl. egy változásbejegyzés esetén nem magát a felvételt, hanem az ügyvezető által aláírt jegyzőkönyvet kell benyújtani a cégbírósághoz. Ha azonban a taggyűlésen hozott határozatot nem kell benyújtani a cégbíróságnak, úgy jegyzőkönyvet nem kell készíteni, elég a rögzítés.

Hangsúlyozni kívánjuk azonban, hogy az elektronikus eszközökkel történő üléstartás és döntéshozatal előfeltétele, hogy ennek „eljárásrendjét” a létesítő okirat tartalmazza.

Ügyvéd ellenjegyezhet-e okiratot az ügyfél távollétében?

Ha ügyvéd által ellenjegyzett okiratra van szükségünk, de nem akarunk vagy nem tudunk megjelenni az ügyvéd előtt, akkor is van megoldás. Az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (Üttv.) szerint az ügyfél által elektronikusan aláírt vagy AVDH-val hitelesített elektronikus nyilatkozata is ellátható ügyvédi ellenjegyzéssel [Üttv. 43. § (2a) bek.]. Az ellenjegyzés pedig akár az ügyfél távollétében is történhet, például egy rögzített Skype hívás útján, ha az ügyfelet az ügyvéd korábban már azonosította. Az Üttv. 44. § (2) bekezdése szerint ugyanis: „Az ellenjegyző ügyvéd által korábban már azonosított fél az okirat aláírása, illetve az okiraton szereplő aláírás sajátjaként való elismerése során elektronikus hírközlő hálózaton keresztül az ellenjegyző ügyvéd számára a mozgóképet, valamint a hangot egyidejűleg továbbító és rögzítő eszköz igénybevételével is eljárhat. A rögzített felvételt az ellenjegyző ügyvéd az ellenjegyzett okirattal együtt őrzi meg.”

Amennyiben az elektronikus kapcsolattartással, elektronikus szerződéskötéssel, egyéb jognyilatkozattal, vagy a gazdasági társaság működésének elektronikus jogi környezetbe ültetésével kapcsolatban további kérdése merülne fel, kérjen tőlünk konzultációs időpontot. A konzultációra – ahogy a járványügyi veszélyhelyzet elrendelése előtt, úgy jelenleg is – lehetőség van Skype-on, e-mailben vagy telefonon.

dr. Kőhidi Ákos ügyvéd, egyetemi docens
dr. Dobos István ügyvéd
Dobos – Kőhidi Ügyvédi Társulás [Budapest – Győr]
office@doboskohidi.eu
36 30 308 81 51 vagy 36 30 586 61 62